IL FUTURO DELLA STAMPA 🖨️ NELL’UFFICIO 🖥️ IBRIDO 💻
Che ruolo gioca una stampante da ufficio in un mondo in cui lo smart working ha accelerato il passaggio alla tecnologia digitale?
Il paperless, termine che letteralmente significa “senza carta” e che, nella pratica, implica la smaterializzazione e la digitalizzazione nelle aziende e nelle organizzazioni, rappresenta il futuro del lavoro in ufficio?
L’impatto dello Smart Working e del lavoro a casa in remoto
Come risultato della pandemia, molti anni di trasformazione digitale sono avvenuti nel giro di pochi mesi.
La maggior parte delle persone ha, in una certa misura, sperimentato i vantaggi dell’ufficio remoto.
Secondo i dati di Gartner, l’impatto dello smart working a livello mondiale ha visto i tassi di stampa in ufficio ridursi del 40%, mentre la domanda di stampanti home office è aumentata del 3,3%.
In ogni caso, Gartner aveva anche previsto che entro il 2022 l’80% delle attività di stampa in ufficio sarebbe tornata ai livelli pre-pandemia con una progressiva normalizzazione nel 2023.
Le aziende moderne stanno evolvendo e durante la pandemia hanno avuto un’accelerazione sulla digitalizzazione di molti processi lavorativi.
Sta diventando sempre più comune per i dipendenti lavorare in remoto, lontano dal tradizionale ambiente d’ufficio e anche mentre sono in viaggio.
La tecnologia sta rendendo il lavoro a distanza sempre più semplice da gestire.
Negli ultimi anni abbiamo assistito a evoluzioni tecnologiche basate su cloud e app mobile che possono aiutare a sviluppare un ambiente documentale che funzioni perfettamente, ovunque si trovi la forza lavoro.
I lavoratori in smart working non hanno progressivamente più accesso alle stampanti in ufficio e usano i processi digitali per portare a termine il lavoro in remoto.
Ciò ha avuto un impatto positivo sul modo in cui viviamo e lavoriamo e la domanda di stampa è elevata poiché milioni di persone continuano a imparare e lavorare da casa.
Lo Smart Working avrà una larga diffusione nei prossimi anni, perchè il numero di lavoratori a distanza aumenterà in modo significativo, e le tecnologie evolveranno per rendere più semplice ed efficiente il lavoro a distanza.
Come sta evolvendo la stampa in ufficio
Nell’ambito della trasformazione digitale, molte organizzazioni stanno valutando come migliorare la produttività e l’efficienza all’interno della propria azienda.
Osservare i processi basati su carta con l’obiettivo di digitalizzarli per ridurre la carta e aumentare la produttività è un punto di partenza logico.
Molti settori però hanno ancora necessità della documentazione fisica.
Procedere senza carta in un mondo digitale può sembrare idilliaco, ma in molti casi non è pratico e realistico.
Spostare online l’intero percorso documentale di un’azienda è, sulla carta, una buona idea, tuttavia, raggiungerlo non è realistico per la maggior parte.
Le aziende rischiano di ritardare il cambiamento reale fissandosi esclusivamente sull’idea di un ufficio completamente senza carta, quando potrebbero adottare un approccio più equiibrato.
Perché la scelta “paper-lite” è meglio della scelta “paper-less”
‘Going paperless’ è diventata una delle più grandi parole d’ordine degli ultimi anni, con aziende di ogni forma e dimensione che annunciano la pratica come la panacea per i problemi di sostenibilità del mondo.
Eliminare completamente la carta dalle operazioni di un’azienda sembra certamente una buona idea date le conseguenze ambientali della deforestazione di massa.
Tuttavia, sacrificarlo del tutto rimane un’impresa troppo difficile per la maggior parte delle aziende e concentrarsi interamente sull’idea di un ufficio senza carta rischia di ritardare il cambiamento reale quando si potrebbe adottare un approccio più misurato.’
E’ più opportuno quindi parlare di un “ufficio paper-lite”, un ambiente che combina la tecnologia con le pratiche di lavoro tradizionali per facilitare un consumo più economico della carta.
La stampa non è assolutamente morta, ma probabilmente stamperemo di meno in futuro e in maniera più inteligente.
L’esperienza di lettura fisica è ancora preziosa per i consumatori e gli studi hanno dimostrato che le persone, in particolare gli studenti, assorbono meglio le informazioni quando sono fruibili su supporto cartaceo.
Quindi, mentre stiamo assistendo a un progressivo spostamento verso un mondo senza carta in alcuni settori, in particolare quando si tratta di estratti conto bancari e bollette, ci sarà sempre bisogno di stampa e servizi di stampa specialmente quando si parla di contenuti.
Ci stiamo spostando in un ambiente ibrido, e ciò significa che avremo bisogno di stampare a casa.
È importante capire quale tipo di stampante risolve efficacemente tutte le esigenze di stampa a casa sia per lavoro, sia per studio e per uso personale.
Il dispositivo home office ideale è una stampante multifunzione
L’industria dell’Office Printing si sta adattando a questa “nuova normalità”.
Mentre le vendite al dettaglio di stampanti entry level a basso costo sono in calo, le stampanti di fascia media stanno registrando una crescita sostanziale.
Con il nostro format PrintLab abbiamo affrontato più volte i temi delle esigenze di acquisto di una nuova stampante dedicando una puntata intera sui vantaggi di una stampante multifunzione:
Chi non ha una stampante a casa cerca un modello multifunzione che offre più funzionalità.
La stampante a casa non serve più solo per un uso domestico e per i figli, ma anche per il lavoro di ufficio come risulta dai risultati della ricerca pubblicata da IDC:
Un ambiente ibrido casa-lavoro richiede quindi una stampante “allinone” con più funzionalità, di solito almeno un 3-in-1 (stampa – copia – scansiona).
L’era digitale che conosciamo oggi continuerà ad evolvere con nuove innovazioni che cambieranno il modo in cui stamperemo e scannerizzeremo in futuro.
Soluzioni di stampa mobile e cloud in crescita
Sebbene la stampa e la scansione cloud e mobile siano sviluppi piuttosto recenti, nei prossimi anni è prevedibile che queste tecnologie evolveranno e faranno parte dell’ambiente di lavoro quotidiano.
Ora abbiamo accesso a ecosistemi basati su cloud in grado di connettere qualsiasi dispositivo abilitato a Internet, consentendo il print on demand in qualsiasi momento e ovunque, il tutto con il semplice tocco di un pulsante, e questo è davvero notevole.
Tutto lo sviluppo futuro è mirato a supportare le aziende a razionalizzare il loro ambiente documentale e a semplificare i processi di stampa e scansione.
Questo trend sarà guidato dall’aumento della forza lavoro mobile.
Stiamo già vedendo oggi che la mobilità delle operazioni aziendali è una priorità per molte aziende, ma prevediamo che nei prossimi anni diventerà una necessità.
Oltre alla necessità di soluzioni basate su cloud e abbonamenti convenienti, i consumatori continueranno a fare sempre più affidamento sull’ubiquità mobile.
Le soluzioni di stampa basate su app mobili per promuovere la gestione senza soluzione di continuità dei dispositivi diventeranno la norma man mano che le persone cercheranno maggiore praticità e flessibilità.
I Managed Print Services – MPS basati su cloud
Nei prossimi 10 anni, I Managed Print Services – MPS basati su cloud diventeranno ancora più rilevanti.
Questa modalità consentirà di inviare i processi di stampa a un server di stampa virtuale, anziché a più server in sede, e permetterà alla forza lavoro mobile di stampare e scansionare su dispositivi portatili.
Ciò non solo consentirà di aumentare la produttività, ma permetterà di eliminare anche la dipendenza dai server e i dispositivi interni installati negli uffici.
Stampa continua e convergenza digitale
L’adozione delle tecnologie digitali e mobili continuerà a crescere, ma molte aziende continueranno a fare affidamento sulla stampa.
L’aumento delle tecnologie digitali e mobili faciliterà le esigenze di stampa e scansione delle aziende piuttosto che sostituirle.
In effetti, prevediamo che nel prossimo decennio i mondi della stampa e del digitale diventeranno ancora più strettamente interconnessi.
Il recente studio Global Print 2025 di Quocirca ha rivelato che il 64% delle aziende ritiene che la stampa rimarrà importante per le loro attività quotidiane anche entro il 2025.
Maggiore controllo e sicurezza della stampa
Un’altra sfida è la sicurezza.
La pandemia ha offuscato i confini tra la nostra vita personale e quella professionale.
Di conseguenza, sempre più persone utilizzano i propri dispositivi di lavoro per attività personali e i dispositivi personali per attività lavorative.
In questo scenario promiscuo, è in corso purtroppo anche un aumento degli attacchi di phishing poiché le persone trascorrono più tempo in streaming di contenuti online.
I criminali informatici stanno prendendo di mira anche le infrastruttura di stampa e, quindi, la sicurezza degli endpoint è diventata più importante che mai.
Leggi anche il post : MIGLIAIA DI STAMPANTI SONO HACKERABILI. I CONSIGLI DI PRINTLAB
La vulnerabilità delle stampanti è un problema ben noto nel mondo degli addetti ai lavori, ma fra gli utenti finali invece è un aspetto poco conosciuto e spesso sottovalutato.
Dobbiamo affrontare la crescente necessità di un’infrastruttura e una protezione completa per gli endpoint, ovvero tutti quei dispositivi fisici che si connettono e scambiano informazioni con una rete di computer, comprese le stampanti.
Il software di stampa si evolverà per aiutare le aziende a raggiungere nuovi livelli di controllo e sicurezza della stampa.
La sicurezza delle reti e dei dati continuerà a essere la preoccupazione principale per le aziende.
Alla sicurezza delle stampanti verrà data la stessa priorità di altre tecnologie per ufficio come PC, laptop, smartphone e tablet.
Inoltre, l’ascesa dell’Internet of Things (IoT) vedrà le aziende aumentare la loro attenzione sulla sicurezza della stampa per garantire la protezione da attacchi informatici e violazioni dei dati.
Ci aspettiamo di vedere un aumento dell’autenticazione degli utenti, del controllo degli accessi e della stampa pull per aiutare a mitigare i rischi e prevenire l’accesso non autorizzato.
Prevediamo che le aziende cercheranno fornitori di soluzioni di Managed Print Services che garantiscano più sicurezza nei processi di stampa.
Intelligenza Artificiale in ufficio
L’Intelligenza Artificiale o AI è già presente in molti uffici, ma è previsto che entro il 2030 queste tecnologie avranno una diffusione molto più importante.
L’introduzione di tecnologie AI come Alexa for Business favorirà un aumento delle stampanti intelligenti per fornire stampe e promemoria ad attivazione vocale, per stampare documenti e aggiungere attività di stampa e scansione all’elenco delle cose da fare.
L’aumento dell’intelligenza artificiale vedrà naturalmente un aumento dei dispositivi di stampa e scansione intelligenti che supportano il posto di lavoro intelligente e moderno e la forza lavoro mobile.
Assisteremo non solo a uno sviluppo nell’hardware, ma anche del software dedicato e a un aumento delle soluzioni di sicurezza.
I fornitori adatteranno la loro offerta di servizi e soluzioni per garantire che siano funzionali e sicuri per lo smartworking.
Il futuro della stampa 🖨️ nell’ufficio 💻 ibrido 🖥️: le conclusioni
In un mondo post-pandemia, dove tutto è online, il futuro della stampa risulta essere ancora brillante.
È più realistico che le imprese passino a un’attività “paper lite”, piuttosto che ambienti totalmente digitali, poiché la carta, a quanto pare, rimane una componente fondamentale di tutti i processi aziendali.
Mentre la tecnologia di stampa e i requisiti delle stampanti stanno evolvendo, il mondo del lavoro ibrido impone che, in un ambiente di stampa moderno e ben gestito, i dispositivi sia in casa che in ufficio offrano all’utente sostenibilità, comodità ed efficienza.
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